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GDPR per gli uffici dei professionisti

Anna Ventrella
10 Novembre 2023

Negli ambienti professionali, la conformità al GDPR è diventata un requisito inderogabile. Il Regolamento UE 2016/679, entrato pienamente in vigore cinque anni fa, ha introdotto nuovi standard per la protezione dei dati personali che tutti i professionisti italiani devono rispettare. Questo articolo esplora le nuove linee guida e gli adeguamenti necessari per gli uffici dei professionisti.

La Trasformazione della privacy: da formalità a responsabilità

Con l’avvento del GDPR, la privacy non è più una semplice formalità, ma si integra pienamente nelle attività quotidiane di un’organizzazione. Il principio di “accountability” impone ai titolari di adottare comportamenti proattivi e misure dimostrabili per garantire la conformità alla normativa.

Questo significa che ogni professionista deve essere non solo in regola ma anche in grado di dimostrare attivamente il rispetto delle regole di protezione dei dati.

Il Ruolo del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD)

Una delle novità più significative introdotte dal GDPR è la figura del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), un ruolo chiave per la gestione della privacy. Il RPD, indipendente e dotato di competenze manageriali, consiglia e supporta il titolare dei dati e funge da punto di contatto con il Garante per la protezione dei dati personali.

È essenziale per i professionisti identificare e, se necessario, designare un RPD per assicurare che le pratiche di gestione dei dati siano allineate con il regolamento.

Nuovi diritti per gli individui

Il GDPR ha anche riconosciuto nuovi diritti agli individui, come il diritto alla portabilità dei dati, che consente di trasferire le informazioni personali da un’entità all’altra, inclusi i social network.

C’è anche il “diritto all’oblio”, che permette alle persone di non avere le proprie informazioni personali riproposte o conservate quando non sono più necessarie.

Strumenti legalmente vincolanti e linee guida europee

La guida aggiornata dal Garante privacy enfatizza l’importanza degli strumenti legali per il trasferimento dei dati personali fuori dall’UE e fa continui riferimenti alle linee guida europee e alla legislazione nazionale, offrendo raccomandazioni pratiche in ogni capitolo.

Perché questo è importante per i professionisti?

I professionisti devono comprendere e integrare i principi del GDPR nelle loro attività quotidiane. Ogni violazione può portare a sanzioni significative, oltre che a danneggiare la reputazione professionale.

È quindi fondamentale che i professionisti si aggiornino costantemente sulle migliori pratiche e sulle nuove direttive emesse dal Garante privacy.

Cosa richiede quindi il nuovo GDPR in termini pratici?

L’adeguamento al GDPR richiede una revisione sostanziale delle informative sulla privacy che vengono fornite ai dipendenti, ai fornitori e ai clienti. Se l’informativa attualmente in uso non è in linea con le disposizioni degli articoli 13 e 14 del Regolamento, è necessario riformularla e distribuirla nuovamente ai soggetti interessati.

Una informativa privacy adeguatamente aggiornata deve chiaramente delineare elementi cruciali come:

  • L’identità e i contatti del titolare del trattamento e del Data Protection Officer (DPO), se ne è stato designato uno.
  • Le basi giuridiche che legittimano il trattamento dei dati.
  • Le finalità specifiche per le quali i dati personali sono trattati.
  • Le categorie di soggetti interessati dal trattamento.
  • I tipi di dati personali che sono oggetto di trattamento.
  • I destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali possono essere comunicati.
  • L’eventuale trasferimento di dati verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea.
  • I termini previsti per la cancellazione dei dati personali.
  • I diritti di cui godono i soggetti dei dati, in base alle normative vigenti.

È essenziale garantire che tali informazioni siano presentate in modo chiaro e accessibile, per assicurare trasparenza e conformità alle normative GDPR.

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