Ogni azienda o pubblica amministrazione che si rispetti ha nel suo team una figura chiave per coordinare tutte le attività e mantenere coesa la comunicazione tra i dipendenti e verso i clienti. Questa posizione lavorativa è quella svolta dalla segretaria di direzione.
Figura evoluta da quella che immaginiamo come la classica segretaria da sitcom, che svolgeva solo le mansioni di rispondere al telefono o fare fotocopie, l’assistente di direzione ad oggi è fondamentale, accostata a un manager o a un team che ha bisogno di una organizzazione puntuale e affidabile.
Ma chi è l’assistente di direzione? Le mansioni segretaria di direzione quali sono? Come fare per ricoprire questa posizione?
Molto simile alla figura dell’operatore amministrativo segretariale, andiamo a scopriamo tutto quanto c’è da sapere sulla segretaria di direzione in questo nuovo articolo di 360 Forma dedicato al mondo del lavoro.
Segretaria di direzione, chi è?
La segretaria di direzione è una figura che gode della piena fiducia del suo datore di lavoro, in quanto lavora appunto spalla a spalla con il manager e il team. Preferibilmente in possesso di una laurea in economia o umanistica, la formazione e la buona dialettica sono fondamentali per le mansioni da svolgere.
Il professionista o la professionista che scelgono questa carriera hanno ottime capacità di problem solving e conoscenza delle lingue, quest’ultima soprattutto se accade l’esigenza di doversi interfacciare con aziende in ambito internazionale.
Quindi, non è la mera attività di risposta al telefono o preparazione del caffè in ufficio, come ci si immagina per retaggio televisivo vecchio stampo. L’assistente di direzione è una figura pilastro all’interno dell’organizzazione complessiva, sia del manager che dei colleghi.
L’immagine, poi, è importante. Un dress code curato e adatto alla tipologia di azienda non è mai da sottovalutare. Infine, fondamentale come qualità è quella del saper affrontare con estrema freddezza e proattività anche le situazioni più complesse.
Cosa fa una segretaria di direzione?
Ma la segretaria di direzione cosa fa, più nello specifico? Tantissime attività utili alla propria azienda o PA.
Ecco alcune mansioni segretaria di direzione :
- Organizzazione di appuntamenti e della gestione interna del lavoro, sia del manager che del team;
- Redazione di documenti di varia natura, dai report ai contratti, in base alla tipologia di azienda in cui si è assunti:
- Gestione delle comunicazioni con i clienti, calendarizzando appuntamenti e smistando le mansioni ai professionisti;
- Assicurarsi che tutto quanto vi è da comunicare internamente in azienda sia trasparente e comprensibile, disambiguando ove richiesto per evitare fraintendimenti tra colleghi;
- Essere a conoscenza di informazioni sensibili: essendo la figura che si affianca al vertice dell’azienda, deve essere affidabile e mantenere per sé le informazioni di cui verrà a conoscenza per forza di cose;
- Interfacciarsi anche con realtà internazionali con una buona padronanza delle lingue straniere, soprattutto l’inglese.
Queste sono solo alcune delle mansioni della segretaria di direzione. Sono, comunque, tutte specifiche e di elevata responsabilità e fiducia da parte del datore di lavoro. Poi vi sono le varie attività di introduzione di nuove figure professionali, con affiancamento al comparto HR, e della supervisione delle stesse.
Come diventare segretaria direzionale?
Per diventare segretaria di direzione è necessario, oltre ad avere un buon grado di istruzione, frequentare un corso apposito. Sarà questo, infatti, a dare una marcia in più al curriculum e a cementificare la forma mentis necessaria ad affrontare questa professione.
360 Forma, in particolare, propone il proprio corso per operatore amministrativo segretariale, che darà la giusta impronta informativa a chi vuole intraprendere questa carriera.
Ovviamente, aiuterà presentarsi al colloquio mostrando una dialettica eccellente e un atteggiamento professionale e pacato.
Requisiti per lavorare come segretaria di direzione
Quali sono i requisiti basilari per poter lavorare come segretaria direzionale, ricapitolando, sono:
- Una laurea in economia o discipline umanistiche. In alcuni casi, come gli studi legali, lauree giuridiche sono le più indicate;
- Ottima conoscenza della lingua inglese, con una certificazione adeguata, più a discrezione una terza lingua;
- Conoscenza del pacchetto office e propensione al mondo del digitale, con i corsi EIPASS;
- Velocità di scrittura, in questo può essere utile il corso in dattilografia, che dà le basi per scrivere rapidamente su tastiera ed è un’ottima reference sul CV,
Si può accedere a questa professione anche con due anni di esperienza o diploma di scuola superiore, ma per aziende di un certo spessore è sempre bene farsi trovare skillati.
