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Strumenti e consigli per organizzare la video call perfetta

un lavoratore in smart working partecipa a una riunione a distanza
12 Giugno 2020

Svolgendo le attività di smart working da casa propria, può capitare possa nascere l’esigenza di dover fare video conferenza. Non è raro, in questi casi, che clienti o colleghi richiedano un appuntamento online per svolgere riunioni o per mettersi in contatto con voi e migliorare il flusso di lavoro. In questi casi, bisogna prendere delle accorgimenti, per avere sottomano tutti gli strumenti necessari al fine di fare una buona video call. Ma quali sono gli strumenti adeguati da utilizzare? E soprattutto, come fare una video conferenza? Scopriamolo insieme a 360 Forma, in questo nuovo articolo dedicato al mondo del lavoro, che non vi farà trovare impreparati in caso di video call.

Come fare una video conferenza

Per fare una video conferenza quasi perfetta, bisogna tener conto di tutti i dettagli utili alla buona riuscita della stessa. Per fare ciò, la parola d’ordine è: organizzazione. Prevedere ogni cosa, preparare gli strumenti ed effettuare delle prove vi garantirà una buona video call, togliendovi tanti pensieri dalla mente e lasciandovi concentrare sul vostro lavoro. Gli strumenti necessari, oltre ad un device che può essere un tablet, un pc o uno smartphone, sono una buona webcam e un microfono. Spesso gli smart worker utilizzano delle cuffie con microfono incorporato, per semplicità di utilizzo. È consigliabile testare gli strumenti in tempi utili, prima dell’appuntamento prefissato per la video conferenza. Ciò vi garantirà, con l’aiuto di un amico o un collega, di controllare che la connessione sia stabile, che la videocamera dia un’immagine definita e il microfono si senta bene.
Preparate, inoltre, un programma degli argomenti da trattare in video call: comunicare da pc è più complesso e freddo come metodo, rispetto ad un incontro di persona. Può essere, inoltre, utile inviare una mail ai partecipanti della video conferenza, specificando: scaletta argomenti, software per la video call, giorno e ora.
I tool che si possono utilizzare per una video call sono tanti, ad esempio zoom, skype, discord o meet. In base alle esigenze, questi permettono di condividere lo schermo, scambiare documenti o semplicemente videochiamare.

Cura l’ambientazione della video call

Prima di andare in call, assicurati che lo sfondo che avrai alle tue spalle sia adatto allo scopo. Una video call porta a casa tua i clienti o i colleghi con cui devi interagire, quindi devi far sì che tutto sia perfetto o quantomeno non imbarazzante. Preferisci una parete bianca oppure una libreria da tenere dietro le tue spalle. Evita, quindi, elementi troppo personali, come poster politici o altre cose che possano indicare i tuoi gusti privati. Vestiti bene: la tecnica del lasciare il pigiama sotto e una camicia sopra può essere fallimentare se vi capita di alzarvi in piena conferenza per prendere un bicchiere d’acqua. Questi sono pochi consigli, ma fondamentali per la riuscita della vostra video call. Segnateli, organizzate tutto quanto è necessario e buona conferenza!

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