Se hai dei dipendenti, stabilire quali corsi devi organizzare non significa semplicemente cercare un elenco di attività formative obbligatorie. Gli obblighi della tua azienda possono derivare da fonti diverse e, soprattutto, cambiare in base al settore, al CCNL applicato, alle mansioni svolte e ai rischi presenti sul luogo di lavoro.
È quindi importante fare subito una distinzione: la formazione obbligatoria dei dipendenti prevista dal CCNL non coincide necessariamente con quella imposta dalla legge. Il contratto collettivo può riconoscere specifici diritti alla formazione e disciplinarne modalità e durata; la normativa, invece, può imporre determinati percorsi indipendentemente da ciò che stabilisce il CCNL.
Un esempio importante è la sicurezza sul lavoro. In questo caso il datore di lavoro deve fare riferimento al D.Lgs. 81/2008 e, per l’organizzazione dei percorsi formativi, alle disposizioni applicabili del nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025.
Prima di iscrivere i dipendenti a un corso, quindi, devi capire da dove nasce l’obbligo, a quali lavoratori si applica, quante ore sono richieste e quando è necessario prevedere un aggiornamento.
Formazione obbligatoria dei dipendenti e CCNL: da dove nasce l’obbligo?
Se vuoi capire quale formazione devi garantire ai tuoi dipendenti, il primo documento da controllare è il CCNL effettivamente applicato in azienda. Non esiste infatti una regola contrattuale unica che stabilisca gli stessi obblighi formativi per tutti i settori.
Il contratto collettivo può prevedere percorsi per l’aggiornamento delle competenze, ore dedicate alla formazione, diritti individuali o altre modalità attraverso le quali favorire lo sviluppo professionale dei lavoratori. Di conseguenza, l’obbligo formativo previsto dal CCNL deve essere verificato caso per caso, facendo riferimento al testo contrattuale vigente e agli eventuali rinnovi intervenuti nel tempo.
È un controllo che conviene effettuare periodicamente. Un rinnovo del CCNL può modificare non soltanto retribuzioni e inquadramenti, ma anche disposizioni che riguardano la formazione.
A questo si aggiunge un secondo livello di verifica: ciò che il contratto collettivo prevede non sostituisce gli obblighi formativi stabiliti direttamente dalla legge. La tua azienda potrebbe quindi dover gestire contemporaneamente formazione contrattuale, aggiornamento professionale e corsi obbligatori legati, ad esempio, alla sicurezza.
Quante ore di formazione prevede il contratto collettivo?
Non puoi applicare lo stesso monte ore a tutti i dipendenti semplicemente perché esiste un generico diritto alla formazione.
Le ore di formazione previste dal contratto collettivo dipendono dal CCNL applicato e dalle relative disposizioni. Alcuni contratti definiscono specifici monte ore, altri regolano percorsi e strumenti di formazione continua oppure collegano la formazione a determinate qualifiche, mansioni o esigenze professionali.
Per sapere quante ore devi garantire, devi quindi controllare il testo vigente del tuo CCNL e verificare anche la presenza di eventuali accordi integrativi aziendali o territoriali.
Questo controllo va tenuto separato da quello relativo ai corsi obbligatori per legge. Se, ad esempio, un lavoratore deve effettuare una determinata formazione sulla sicurezza, la durata prevista dalla relativa disciplina non può essere sostituita con un generico monte ore di formazione professionale previsto dal contratto collettivo.
Quale formazione è obbligatoria per legge per i lavoratori?
Anche in questo caso non esiste un elenco di corsi obbligatori per dipendenti valido automaticamente per qualsiasi impresa.
Per individuare quelli che devi organizzare devi partire dalla tua attività e, soprattutto, dalle mansioni concretamente svolte. Un impiegato che lavora esclusivamente in ufficio, un addetto alla produzione e un lavoratore che utilizza determinate attrezzature possono avere esigenze formative molto diverse.
Uno dei principali ambiti da considerare è quello della salute e sicurezza sul lavoro. A seconda dell’organizzazione aziendale, possono inoltre essere necessari percorsi specifici per lavoratori ai diversi livelli di rischio, preposti, dirigenti, addetti alle emergenze o soggetti che utilizzano particolari attrezzature.
Il punto, quindi, non è creare una lista standard di corsi da far frequentare a tutti. Devi mappare ruoli, mansioni e rischi e associare a ciascun lavoratore la formazione effettivamente necessaria.
D.Lgs. 81/2008: cosa prevede per la formazione sulla sicurezza?
Se parliamo di formazione obbligatoria per legge dei lavoratori, uno dei riferimenti principali è il D.Lgs. 81/2008. L’articolo 37 prevede che il datore di lavoro assicuri a ciascun lavoratore una formazione sufficiente e adeguata in materia di salute e sicurezza, considerando anche le conoscenze linguistiche del destinatario.
Per la tua azienda questo significa che non basta organizzare un corso generico sulla sicurezza. La formazione deve essere coerente con i rischi effettivamente presenti e con le attività che il dipendente dovrà svolgere.
Nel 2026 devi inoltre considerare il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, che ha riordinato durata, contenuti minimi, modalità di erogazione e verifica dei principali percorsi formativi previsti dal D.Lgs. 81/2008.
Per i lavoratori è prevista una formazione generale di almeno 4 ore, alla quale si aggiunge quella specifica: almeno 4 ore per le attività classificate a rischio basso, 8 ore per il rischio medio e 12 ore per il rischio alto.
Il percorso può quindi avere una durata minima complessiva di 8, 12 o 16 ore. Attenzione, però: queste sono durate minime. La formazione deve comunque risultare adeguata rispetto ai rischi individuati nell’ambiente di lavoro.
Quando deve essere fatta la formazione dei neoassunti?
Se stai inserendo una nuova risorsa, la formazione sulla sicurezza deve essere considerata fin dall’organizzazione dell’ingresso in azienda, non quando il dipendente ha già iniziato da tempo a svolgere le proprie attività.
Il D.Lgs. 81/2008 collega infatti la formazione anche alla costituzione del rapporto di lavoro. Lo stesso principio vale quando un dipendente viene trasferito, cambia mansione oppure quando vengono introdotte nuove attrezzature, tecnologie, sostanze o miscele pericolose.
La formazione dei neoassunti deve quindi essere pianificata valutando cosa farà concretamente la persona e a quali rischi sarà esposta.
Se il nuovo dipendente ha già frequentato corsi presso un’altra azienda, non devi necessariamente ripartire da zero. Prima, però, occorre verificare se la formazione precedente può essere riconosciuta come credito secondo le regole applicabili e se è effettivamente adeguata rispetto alla nuova attività.
La stessa verifica va effettuata quando sposti internamente un lavoratore. Essere già formati per una mansione non significa automaticamente esserlo anche per un’attività che espone a rischi differenti.
La formazione deve essere svolta durante l’orario di lavoro?
Per la formazione obbligatoria in materia di sicurezza la risposta è chiara: non puoi trasferirne il costo sul dipendente.
Il D.Lgs. 81/2008 stabilisce inoltre che la formazione dei lavoratori e dei loro rappresentanti debba avvenire durante l’orario di lavoro e senza oneri economici a loro carico.
Se stai organizzando questi corsi, devi quindi considerarli all’interno della gestione del tempo di lavoro e dei costi sostenuti dall’impresa, evitando di trattarli come un’attività che il lavoratore deve finanziare personalmente.
Per la formazione prevista dal CCNL, invece, dovrai verificare le specifiche disposizioni del contratto applicato per capire come devono essere gestiti tempi e modalità di fruizione.
Aggiornamento della formazione: quando bisogna ripetere i corsi?
Aver formato correttamente un dipendente al momento dell’assunzione non significa aver esaurito gli obblighi dell’azienda.
Per la sicurezza sul lavoro devi controllare sia le scadenze periodiche sia ciò che cambia concretamente nell’attività. Per i lavoratori, il nuovo Accordo Stato-Regioni prevede un aggiornamento ogni cinque anni, della durata minima di 6 ore.
Non aspettare però necessariamente la scadenza del quinquennio. Se cambiano i rischi, le mansioni o altri elementi rilevanti dell’attività, può essere necessario intervenire prima con una formazione adeguata alla nuova situazione.
Per questo motivo uno scadenziario basato esclusivamente sulla data degli attestati non è sufficiente. Il piano formativo dovrebbe essere aggiornato anche quando introduci nuovi processi, macchinari o tecnologie oppure riorganizzi ruoli e mansioni.
Registro della formazione aziendale: quali documenti bisogna conservare?
Tenere sotto controllo la formazione di tutti i dipendenti diventa più complesso man mano che aumentano persone, ruoli e corsi da gestire. Un registro della formazione aziendale può quindi essere utile come strumento organizzativo interno, ma bisogna evitare di confonderlo con un documento che la normativa impone universalmente con questa specifica denominazione.
Puoi utilizzare un registro o uno scadenziario per raccogliere, ad esempio, il corso seguito da ciascun dipendente, la data di completamento, l’attestato ottenuto e la successiva scadenza. In questo modo HR, datore di lavoro o responsabile della formazione possono verificare rapidamente la situazione.
A questa gestione interna si affianca la documentazione prevista per i corsi disciplinati dall’Accordo Stato-Regioni. Il soggetto formatore deve predisporre un fascicolo del corso contenente la documentazione prevista, tra cui registro delle presenze, dati relativi ai partecipanti e ai docenti, progetto e programma formativo e verbale della verifica finale. Il fascicolo deve essere conservato per almeno 10 anni.
Per l’azienda, quindi, la tracciabilità non serve soltanto a sapere quando prenotare il prossimo aggiornamento: permette anche di ricostruire la formazione effettivamente svolta e di verificare più facilmente eventuali lacune.
Quali sono le responsabilità del datore di lavoro sulla formazione?
Se sei il datore di lavoro, la tua responsabilità non termina nel momento in cui iscrivi il dipendente a un corso.
Devi assicurarti che la formazione obbligatoria venga effettivamente effettuata e che sia adeguata alla mansione e ai rischi ai quali il lavoratore è esposto. Questo significa, ad esempio, non considerare sufficiente un percorso standard quando le attività concretamente svolte richiedono contenuti ulteriori o specifici.
Il nuovo Accordo Stato-Regioni attribuisce inoltre particolare rilievo alla verifica dell’apprendimento e all’efficacia della formazione. L’obiettivo non è semplicemente poter mostrare un attestato, ma fare in modo che quanto appreso venga realmente trasferito nell’attività lavorativa.
Per ridurre il rischio di errori, la gestione della formazione dovrebbe quindi partire dalla valutazione dei rischi e dall’organizzazione aziendale, proseguire con la scelta del percorso appropriato e continuare con il monitoraggio di aggiornamenti e cambiamenti nelle mansioni.
Formazione di lavoratori, preposti e dirigenti: gli obblighi sono gli stessi?
No. Se nella tua azienda sono presenti lavoratori, preposti e dirigenti, non puoi assegnare indistintamente a tutti lo stesso percorso.
Le responsabilità che queste figure assumono nell’organizzazione della sicurezza sono differenti e la formazione deve riflettere i rispettivi ruoli.
Il preposto, per esempio, deve prima aver completato la formazione prevista per il lavoratore e seguire successivamente il percorso specifico per il proprio ruolo. Con il nuovo Accordo Stato-Regioni la formazione del preposto ha una durata minima di 12 ore, mentre l’aggiornamento deve essere effettuato ogni due anni e ha una durata minima di 6 ore.
Anche per il dirigente è previsto un percorso dedicato.
Quando costruisci la matrice formativa dell’impresa, quindi, non partire semplicemente dall’elenco dei dipendenti. Individua prima chi svolge quale funzione e associa successivamente a ogni ruolo gli obblighi corrispondenti.
Nel 2026 anche il datore di lavoro deve seguire una formazione sulla sicurezza?
Sì, ed è uno degli aggiornamenti che le aziende devono tenere particolarmente sotto controllo.
Il nuovo Accordo Stato-Regioni ha definito anche uno specifico percorso formativo per i datori di lavoro, in attuazione delle modifiche apportate al D.Lgs. 81/2008.
Il corso destinato al datore di lavoro ha una durata minima di 16 ore. Nei casi previsti per le imprese affidatarie che operano nei cantieri temporanei e mobili si aggiunge inoltre uno specifico modulo di almeno 6 ore.
Per capire se e quando devi frequentarlo, è necessario verificare anche la disciplina transitoria prevista dall’Accordo e l’eventuale formazione già svolta in precedenza.
Di conseguenza, quando fai il punto sulla conformità formativa della tua azienda, non controllare soltanto gli attestati dei dipendenti: nel quadro attuale deve essere verificata anche la posizione del datore di lavoro.
Come costruire un piano di formazione aziendale realmente conforme?
Se vuoi organizzare correttamente la formazione, partire dall’elenco dei corsi disponibili è probabilmente il metodo meno efficace. Prima devi capire quali obblighi riguardano davvero la tua azienda.
Puoi partire dal CCNL applicato e dagli eventuali accordi integrativi, per poi incrociare queste informazioni con gli obblighi previsti dalla normativa sulla sicurezza e dalle altre disposizioni applicabili al tuo settore.
A quel punto devi mappare le persone: chi è stato appena assunto? Chi ha cambiato mansione? Chi svolge il ruolo di preposto o dirigente? Quali dipendenti utilizzano attrezzature o svolgono attività che richiedono una preparazione specifica? Quali attestati stanno per scadere?
Da questa analisi puoi costruire una matrice formativa aziendale nella quale associare a ogni persona il ruolo ricoperto, la formazione richiesta, quella già completata e le prossime scadenze.
Il piano deve però rimanere dinamico. Una nuova assunzione, una modifica dell’organizzazione, un cambio di mansione, l’introduzione di un macchinario o il rinnovo del CCNL possono rendere necessario aggiornarlo.
Gestire correttamente la formazione obbligatoria dei dipendenti significa quindi passare da una logica basata sul singolo corso a una gestione continuativa. Per l’azienda l’obiettivo è sapere in ogni momento chi deve essere formato, su cosa, entro quando e in base a quale obbligo, mantenendo allo stesso tempo sotto controllo documentazione e aggiornamenti.
