La segretaria commerciale è una delle figure professionali più richieste nel mercato del lavoro. Ciò è dovuto sia alle mansioni che svolge, supportando l’ufficio commerciale-vendita delle aziende (piccole e grandi che siano), che alle ottime capacità relazionali di cui deve essere in possesso.
Infatti, oltre alle skill specifiche, sono richieste ottime doti comunicative e capacità di problem solving per creare un ambiente di lavoro sereno.
Ma, nello specifico, la segretaria commerciale cosa fa? E quale percorso di studi e di formazione è consigliato intraprendere per ambire a questo lavoro? Scopriamolo insieme.
Segretaria commerciale: quali mansioni principali svolge
Si occupa della gestione di tutte le fasi del processo commerciale inerenti un’azienda, interfacciandosi con l’ufficio preposto alle vendite e al marketing.
L’impiegata della segreteria commerciale:
- Organizza e pianifica le diverse attività dell’ufficio in base alle indicazioni e ai feedback ricevuti, predisponendo e occupandosi di tutta la documentazione necessaria (fatture, bolle di accompagnamento, procedure, contratti, preventivi ecc.);
- Gestisce la contabilità e tutte le pratiche correlate, assicurandosi che il flusso delle vendite e della riscossione non abbia intoppi.
- Si occupa della redazione e della trasmissione dei documenti amministrativo-contabili richiesti; dell’inserimento degli ordini nel sistema gestionale dell’azienda, del relativo invio e dell’archiviazione, con specifiche procedure di classificazione, idonea documentazione e report.
- Cura e smista la fitta corrispondenza interna ed esterna, gestendo le comunicazioni con i fornitori e gli acquirenti, sia tramite posta elettronica e appositi strumenti informatici, che per telefono.
- Predispone l’agenda delle riunioni, degli appuntamenti interni e con i clienti, di tutte le attività del settore commerciale, così come i viaggi di lavoro e relativi budget per le attività e gli eventi pianificati.
Segretaria commerciale per l’estero
Per svolgere con efficienza le sue mansioni, la segretaria commerciale deve possedere idonee e approfondite conoscenze informatiche che spaziano dall’uso del pacchetto Office (in particolare dei fogli di calcolo), ai Software gestionali e ai programmi per la contabilità.
Al contempo, è richiesto l’uso della posta elettronica e messaggistica, dei programmi di videoconferenza e dei Software per gestire turni, eventi, attività e organizzazione del lavoro. Deve, quindi, sapere gestire le sue skill informatiche per evitare che ci siano falle nel flusso di vendita e dell’organizzazione interna.
Fondamentale è, poi, saper scrivere un documento al computer in poco tempo e con precisione. Conoscenze e skill che si acquisiscono con il corso di dattilografia. La dattilografia, quindi, è indispensabile per i profili inerenti agli addetti della segreteria commerciale.
Uno dei requisiti fondamentali, poi, è la conoscenza delle lingue straniere. La segretaria commerciale deve sapere scrivere e parlare correttamente in inglese. Soprattutto se lavora in aziende che hanno frequenti contatti commerciali ed effettuano vendite/acquisti con brand esteri.
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Un plus, poi, per ambire al posto di addetto alle segreteria è costituito dalla padronanza linguistica, scritta e orale, di altre lingue, come il tedesco, lo spagnolo, il francese, il russo, il cinese, l’arabo.
Come diventare segretaria commerciale: studi e formazione
Il percorso di studi per diventare segretaria commerciale prevede il diploma di scuola superiore, meglio se in ragioneria o se conseguito in istituti con indirizzi di studio attinenti/simili.
Ma non sempre basta: molto richieste sono, infatti, anche le conoscenze approfondite degli strumenti informatici e delle lingue straniere. Step concreti da perseguire con i corsi formativi erogati da 360 Forma, come il corso abilitante per operatore amministrativo segretariale di 600 ore.
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